«Время – самый ограниченный капитал,
и если не можешь им распоряжаться,
не сможешь распоряжаться ничем другим».
Питер Друкер
Одной из ключевых проблем в осуществлении профессиональной деятельности современного педагога является трудность в эффективном распределении времени, так как работа педагога в сегодняшних условиях требует максимальной работоспособности и умения быстро адаптироваться. Время – это ресурс, данный каждому из нас от рождения, и времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, то остается около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека достаточен.
Современному педагогу для того, чтобы правильно и рационально организовывать свое рабочее и личное время для достижения целей, что позволит сохранить работоспособность и предотвратить возможность возникновения стресса, необходимо знание основ тайм-менеджмента.
Тайм – менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задачи ТМ – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше.
Таким образом, понятие «тайм-менеджмент» обозначает умение управлять временем, т. е. грамотно планировать свое время, правильно расставлять приоритеты, вовремя осуществлять контроль за проделанной работой и при необходимости корректировать временные рамки, отпущенные на то или иное занятие.
Рассмотрим некоторые критерии тайм — менеджмента – целеполагание, расстановку приоритетов и планирование, но прежде определим личный хронотип, что важно для личной организации тайм – менеджмента. Известно, что умение эффективно организовывать свое время зависит от индивидуальных особенностей человека, к которым относятся темперамент и хронотип. Хронотип — специфическая организация работы организма в течение суток. По характеру суточных биоритмов физической активности можно разделить людей на три хронотипа: утренний («жаворонки»), вечерний («совы») и дневной («голуби»). У «сов» пик активности и покоя сдвинут на более поздние, а у «жаворонков» — на более ранние часы. У «голубей» максимальный уровень активности приходится примерно на середину дневного периода. Определить свою принадлежность к одному из хронотипов поможет анкета Олофа Остберга.
Анкета О. Остберга «Определение хронотипа»
Выберите один из вариантов ответа на предложенные ниже вопросы.
1) Трудно ли Вам вставать рано утром?
А. Да, почти всегда (3 балла).
Б. Иногда (2 балла).
В. Редко (1 балл).
Г. Крайне редко (0 баллов).
2) Если бы у Вас была возможность выбора, в какое время Вы ложились бы спать вечером?
А. После часа ночи (3 балла).
Б. С 23:00 до 01:00 (2 балла).
В. С 22:00 до 23:00 (1 балл).
Г. До 22:00 (0 баллов).
3) Какой завтрак Вы предпочитаете в течение первого часа после пробуждения?
А. Плотный (0 баллов).
Б. Менее плотный (1 балл).
В. Можно ограничиться вареным яйцом (2 балла).
Г. Достаточно чашки чая или кофе (3 балла).
4) Если вспомнить Ваши последние размолвки на работе и дома — когда они преимущественно происходят?
А. В первой половине дня (1 балл).
Б. Во второй половине дня (0 баллов).
5) От чего Вам легче отказаться?
А. От утреннего чая или кофе (2 балла).
Б. От вечернего чая (0 баллов).
6) Как точно Вы отсчитываете время в 1 минуту?
А. Меньше минуты (0 баллов).
Б. Больше минуты (2 балла).
7) Как легко Вы можете изменить привычки, связанные с едой, во время отпуска, поездок?
А. Очень легко (0 баллов).
Б. Легко (1 балл).
В. Трудно (2 балла).
Г. Не меняю (3 балла).
8) Если рано утром предстоят важные дела, насколько рано Вы ложитесь спать?
А. Более чем на 2 часа (3 балла).
Б. На час-два (2 балла).
В. Меньше чем на час (1 балл).
Г. Как обычно (0 баллов).
Обработка результатов. Необходимо подсчитать количество баллов по всем вопросам.
Сумма от 0 до 7 баллов позволяет считать испытуемого «жаворонком»;
от 8 до 13 — «голубем»;
от 14 до 20 — «совой».
Зная собственный максимальный уровень активности, продуктивнее управлять своим тайм-менеджментом. Итак, рассмотрим критерии тайм – менеджмента.
Целеполагание
Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего мы хотим. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Как говорил Луция Сенека «Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным». Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что сформулируйте главные цели вашей профессиональной жизни, а исходя из них, определите долгосрочные цели на ближайшие 5 лет, определите 4 главные цели в год, затем определите цель на 1 месяц. То, что вы делаете в течение дня, недели, месяца – приближает вас к этой крупной и далекой цели.
Давайте попробуем выполнить упражнение по системе Бенджамина Франклина. Заполните все предложенные ступени пирамиды под названием «Успех».
«Пирамида успеха»
(Бенджамин Франклин)
Проанализируйте, что у Вас получилось. Трудно ли было вам выполнять данное упражнение? С какой трудностью вы столкнулись? Как Вы думаете почему? Сделайте для себя выводы и запишите их.
Следующий критерий — расстановка приоритетов.
Наверняка вам приходилось заниматься решением какой-нибудь задачи впервые. Вспомните, сколько сил и энергии уходило на то, чтобы добиться результата? Если вы будете снова решать эту задачу, то отбросите большую половину дел, а будете делать только те, которые действительно давали результат.
В ТМ существует Закон Парето, который формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20%». В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов, 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. Этот принцип является универсальным и применим к любой сфере деятельности. Например: 20% информации приносят 80% знаний по данной теме, а остальные 80% только 20%. Проверьте этот принцип обязательно, проанализировав одно из своих последних дел, чтобы убедиться самому в его действительности. Поэтому примите совет: следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
Отделять главные дела от второстепенных быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение. Главным помощником в этом должен стать Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов. Он выделил следующие 4 категории ежедневных дел по критериям – важности и срочности:
Категория А: «Важные и срочные»
В данную группу входят все неотложные дела: аварийная и критическая ситуации, проекты с «горящим сроком», все то, что необходимо выполнить без промедления, сюда отнесем и подготовку к занятиям, сами занятия, педсоветы, собрания, срочные отчеты. Сюда входят и нерабочие вопросы – например, поход к врачу. Эти задачи нельзя отменить или перенести. Разбирайтесь с ними сразу.
Категория Б: «Важные и не срочные»
В этой группе сосредоточены дела, которые приближают Вас к цели – самые полезные задачи. Они касаются Вашего личностного развития. Сосредоточьте все Ваши усилия на делах этой категории – они принесут самую большую отдачу.
Категория В: «Не важные и срочные»
Выполнение этих дел никак не приблизят Вас к достижению Вашей цели. В этой категории скапливаются самые вредные дела, которые пытаются выдать себя за дела из категории А. Это могут быть срочные дела, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. Не принимайте все, что надо сделать срочно – за важное. Думайте о целях!
Категория Г: «Не важные и не срочные»
Как правило, таких дел большинство. Эта категория ежедневных дел делает очень маленький вклад в Ваше качество жизни, либо не делает его вообще. Однако они часто бывают интересными и даже приятными. Это может быть: разговор с друзьями по телефону в рабочее время, чаепития, просмотр соцсетей, телевизора, чтение рекламных сообщений в почте, заголовков новостей на разных сайтах. Это «пожиратели времени». Откажитесь от этих дел в рабочее время. С делами данной категории нужно поступать жестко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу. Для ранжирования ежедневных дел продуктивно заполнить Матрицу Эйзенхауэра.
Например, перечень дел, которые необходимо распределить по приоритетам:
- подготовиться к выступлению с презентацией собственного опыта на ТУМО;
- сдать табель посещаемости детей;
- подать заявку на конкурс;
- навести порядок в помещении для занятий: протереть пыль, расставить книги по цвету и размеру, полить цветы;
- написать заявление на аттестацию;
- обсудить за чашкой чая последние новости;
- чтение методической литературы;
- заправить картридж у принтера.
Проанализируйте, что у вас получилось. Легко ли распределить дела по приоритетам?
Следующий немаловажный критерий ТМ – это планирование.
Если Вы наметили цель и убедились, что она действительно важна — надо начинать действовать. Но не вслепую — а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно и в правильный момент.
Педагог в своей профессиональной деятельности постоянно сталкивается с планированием. Планирование в ТМ может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать, оно удобно в масштабах года (годовой план учреждения). Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела — пишем список, — и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно — решаем по ситуации. Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование — решать вам. Главное — план должен быть. Специалисты по ТМ утверждают, что планирование высвобождает время.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Памятка
«Правила тайм — менеджмента»
- Записывайте план на следующий день.
15 минут вечером проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 5 минут утром уточнить план на день — и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане. Планировать следующий день перед сном похвально, но, чтобы ничего не забыть, лучше записать, разграничив дела по степени важности.
- Старайтесь выполнить большую часть запланированного в первой половине дня.
Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам). На вечер оставьте минимум (покупка продуктов), ведь вам предстоит еще приготовление ужина и кому-то занятия с детьми. В повседневных домашних делах также следуйте алгоритму: готовим ужин, одновременно с этим занимаемся стиркой, ребенок в это время делает черновой вариант домашнего задания.
- Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментовуправления временем.
На что способна корзина для мусора? Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги.
- Слово «нет» экономит неожиданно много времени.
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
- Научитесь воспринимать информацию с первого раза. Старайтесь улавливать суть документов с первого прочтения. То же самое касается и информации, воспринимаемой на слух. Внимательно вслушивайтесь в то, что вам говорят, не переспрашивайте собеседника по нескольку раз. Этим вы сэкономите время и себе, и ему.
- Носите с собой блокнот.
Мы никогда не можем предугадать, когда нам в голову придет прекрасная идея или внезапно мы придумаем решение какой-то проблемы. Носите с собой маленький блокнот, в который Вы сможете записывать все хорошие мысли и идеи, как только они придут к Вам в голову.
- Нельзя перегружать память лишней информацией.
Вместо того, чтобы всё запоминать, обзаведитесь органайзером. Не стоит держать в уме то, что можно записать.
- Боритесь с «Пожирателями времени».
Исключайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, бесконечные разговоры по телефону). Специалисты выделяют около 20 видов таких пожирателей.
- Учитесь быстро переключаться с одного дела на другое.
Бывают периоды, когда отдыхать просто некогда. Но ведь и работать без перерывов тоже нельзя. Помните выражение: лучший отдых — это смена деятельности!
- Уделяйте время себе.
Каждый день уделяйте минимум времени (по 10 мин.) на себя любимую.
- Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь.
Здоровое питание, позитивное мышление и спорт – обязательны! Только в таком случае вы будете чувствовать себя хорошо и энергии у вас хватит на много свершений в течение дня. Ведь плохое, сонливое самочувствие никогда не было помощником в делах.
- Разработайте собственную систему мотивации и поощрений.
Рабочий процесс нуждается в периодической стимуляции. А ведь именно вы лучше всех знаете, чем себя поощрить. Можно сходить в театр, порадовать себя чем-то сладким, встретиться с друзьями, выбраться на природу и т. д. И, конечно же, чем сложнее работа, тем приятней должно быть вознаграждение.
ПОЗИТИВНЫЕ УСТАНОВКИ:
Находите время для работы – это УСЛОВИЕ УСПЕХА!
Находите время для размышлений – это ИСТОЧНИК СИЛЫ!
Находите время для игры – это СЕКРЕТ МОЛОДОСТИ!
Находите время для чтения – это ОСНОВА ЗНАНИЙ!
Находите время для дружбы – это УСЛОВИЕ СЧАСТЬЯ!
Находите время для мечты – это ПУТЬ К ЗВЁЗДАМ!
Находите время для любви – это РАДОСТЬ ЖИЗНИ!
Находите время для веселья – это МУЗЫКА ДУШИ!
Таким образом, знания основ тайм-менеджмента и применение их на практике позволит каждому педагогическому работнику рационально использовать не только свое рабочее, но и свободное время, уделяя достаточное его количество на отдых и восстановление.
Успехов вам, уважаемые коллеги!
